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Racionalizar uma recém-criada entidade pública de cariz empresarial

GeRAP: Desenvolver mais e melhores serviços partilhados para a função pública ao mais baixo custo 
A GeRAP - Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública (que mais tarde viria a dar lugar à eSPap) tinha acabado de ser constituída enquanto entidade pública de cariz empresarial, tendo como missão a prestação de serviços partilhados nas áreas de Recursos Humanos, financeiros e tecnológicos. E a Leadership Business Consulting foi a companhia selecionada para conceber o plano de negócios 2008-2012.

Recomendações

Tendo como mote a integração de serviços de diversos organismos estatais, a Leadership começou por fazer um benchmark a empresas de serviços partilhados no Reino Unido, na Austrália, no Canadá, na Nova Zelândia, na Dinamarca e nos EUA. E concluiu que as principais vantagens da criação de centros de serviços partilhados passam pela melhoria da qualidade do serviço e a redução de custos. Com base na informação reunida a partir das melhores práticas internacionais, as recomendações incidiram em cinco vertentes para um melhor funcionamento da GeRAP: modelo de governação, monitorização do desempenho, gestão da mudança, comunicação e dimensionamento. O rácio da dimensão da estrutura da GeRAP face aos recursos processados ficou alinhado com o benchmarking internacional realizado nas empresas de serviços partilhados.

Simplicidade organizacional

O desenho e a reengenharia de processos constituíram uma competência-chave a desenvolver na estruturação inicial da atividade da GeRAP, bem como numa perspetiva de continuidade, de forma a garantir a flexibilidade de ajuste à dimensão e a novas especificações. Nos Recursos Humanos, por exemplo, as recomendações apontaram como competências-chave a desenvolver a orientação para o cliente/mercado; a gestão contratual de acordos de níveis de serviço; a área comercial e produção de business cases; a gestão e reengenharia de processos; e ainda a gestão da mudança. Entre os princípios imperativos para a GeRAP encontravam-se a simplicidade organizacional, com um reduzido número de níveis hierárquicos; a aposta na qualidade dos Recursos Humanos; o aproveitamento das valências existentes, com a realocação de bons recursos para a GeRAP; e ainda o recorrer ao outsourcing em funções não críticas.

A implementação das recomendações, e o plano gizado, visaram tornar a GeRAP uma parte importante na modernização da administração pública, com uma maior eficiência e economia de escala; e com o break-even point a ser atingido no terceiro ano de atividade.  
  

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