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REFER – Medir para gerir melhor

A REFER, responsável pela gestão da Rede Ferroviária Nacional, é um exemplo de êxito de adaptação e modernização de uma empresa pública, com uma atividade complexa face às novas exigências da gestão e regulamentares impostas pelo regulador (INTF). Neste contexto, a REFER adequou o seu sistema analítico e de custeio e definiu um novo modelo de indicadores para a gestão da atividade de conservação da infraestrutura.

Definir as atividades reguladas

A regulação é fundamental para estabelecer o equilíbrio de mercado entre o gestor da infraestrutura e os operadores, e entre clientes e utilizadores do serviço, e estabelecer os incentivos certos à eficiência global do sistema.

À semelhança de outros setores tradicionalmente públicos, com infraestruturas pesadas e muito capital intensivo, o setor dos transportes tem vindo a ser mais regulamentado, aberto à concorrência de privados e assistido ao unbundling dos incumbentes tradicionais, com vista ao aumento da sua eficiência, níveis de serviço ao cliente e rentabilidade.
Em todos estes setores é necessário definir as atividades reguladas, ou seja, aquelas que dizem respeito estritamente à prestação do serviço, separando-as de outras atividades que as empresas (normalmente operadores incumbentes) vão começando a prestar à medida do seu desenvolvimento.

A regulação é fundamental para estabelecer o equilíbrio de mercado entre o gestor da infraestrutura e os operadores e entre clientes e utilizadores do serviço e estabelecer os incentivos certos à eficiência global do sistema.

No caso ferroviário, o Decreto Lei nº 270/2003, que transpõe o denominado Pacote Ferroviário I, para o Direito Nacional, apresenta uma intenção clara sobre a necessidade de definir as condições de prestação dos serviços de transporte ferroviário por caminho de ferro e de gestão da infraestrutura ferroviária. Esta definição foi realizada com o Regulamento nº 21/2005 do Instituto Nacional do Transporte Ferroviário, que tem por objeto estabelecer:

  • Métodos e regras de cálculo na fixação, determinação e cobrança das tarifas devidas pela utilização da infraestrutura ferroviária;
  • Regime das “Contas de regulação”, ou seja, das demonstrações financeiras que o gestor de infraestrutura deve apresentar relativamente às atividades reguladas, ou, diretamente ligadas à gestão da infraestrutura;
  • Regime de melhoria do desempenho, ou seja, o regime de compensações/ penalizações entre o gestor da infraestrutura/ operador pelo desempenho da infraestrutura e seu impacto na atividade do(s) operador(es) ferroviário(s).

Medir para gerir melhor

Perante este novo cenário, a REFER atuou decisivamente, motivada pela melhoria do sistema de medição de performance das suas atividades, através do desenvolvimento de alguns instrumentos de gestão:

  • Adequação do sistema de custeio da empresa, baseando-o numa filosofia de Activity Based Costing (ABC, em português Custeio Baseado na Atividade), que permite recolher informação de gestão mais fiável para a tomada de decisão. Ao contrário dos sistemas tradicionais de imputação de custos, o ABC consiste na absorção de recursos pelas atividades;
  • Definição do modelo de contas de regulação a apresentar pela empresa ao Regulador. Esta abordagem é fundamental para o setor pois permite à REFER separar as suas atividades “puras” de gestão da infraestrutura ferroviária, fundamentais para a prestação de serviço público de transportes, das restantes atividades “comerciais” da empresa;
  • Implementação de um modelo de indicadores para a gestão das atividades de manutenção e conservação que permite uma melhor aferição do desempenho desta função e do seu impacto no desempenho da infraestrutura e no desempenho do operador.

Estas três ferramentas constituem um tripé fundamental para, em termos internos, alavancar a capacidade de gestão e da tomada de decisão da REFER e, em termos externos, aumentar a transparência do relacionamento com o operador que assim passa a estar baseada em evidências e em indicadores de gestão com elevado grau de fiabilidade.
A sua implementação tem implicações em termos de três níveis da organização, nomeadamente:

  • Estratégicos, pois a implementação destas metodologias implica uma nova forma de relacionamento entre a REFER e os seus clientes, os operadores de transporte ferroviário, com implicações no macro financiamento do setor e nos incentivos à eficiência das empresas;
  • Organizacionais, dado que é necessário que a organização se adeque de forma a responder às necessidades de informação que este tipo de modelos implica.
    A obtenção de informação de gestão de qualidade acarreta algumas necessidades em termos do seu carregamento, tratamento e análise;
  • Sistemas de Informação, visto ter sido sempre objetivo da REFER automatizar todos os processos e procedimentos inerentes à elaboração dos outputs destas ferramentas. Desta forma, torna-se necessário encaixar estes novos desafios estratégicos e organizacionais numa estratégia e arquitetura de sistemas de informação da empresa.
  • Sistemas de Informação, visto ter sido sempre objetivo da REFER automatizar todos os processos e procedimentos inerentes à elaboração dos outputs destas ferramentas. Desta forma, torna-se necessário encaixar estes novos desafios estratégicos e organizacionais numa estratégia e arquitetura de sistemas de informação da empresa.

A atividade da REFER

A Rede Ferroviária Nacional - REFER, EP foi criada pelo Decreto-Lei n° 104/97 de 29 de Abril, através do qual se procedia à separação das atividades de gestão da infraestrutura e operação ferroviária, ficando incumbida da gestão da infraestrutura integrante da Rede Ferroviária Nacional de acordo com os princípios de modernização e eficácia, de modo a assegurar o regular e contínuo fornecimento do serviço público.
A criação da REFER, EP, resulta da adequação do transporte ferroviário às exigências de competitividade e desenvolvimento, de forma a aumentar a sua eficácia, e que foram explicitadas pela União Europeia em três pilares fundamentais:

  • A independência da gestão das empresas de transporte ferroviário;
  • A separação entre a gestão da infraestrutura ferroviária e a exploração dos serviços de transporte ferroviário;
  • O saneamento da estrutura financeira das empresas de transporte ferroviário.

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In Leadership Agenda N.º 1 (publicação que tem por objetivo divulgar metodologias e novas ideias nas áreas da gestão e da liderança, tendo por base o centro de competência e o conhecimento adquirido pela Leadership Business Consulting em mais de 900 projetos realizados em oito países nas áreas da estratégia, marketing e finanças, organização e gestão da mudança, operações e performance, desenvolvimento de talento, formação ou tecnologias de informação).