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Planos de ação de compras públicas – verdadeiras alavancas de modernização

O caso de Cabo Verde
A inevitabilidade da modernização das estruturas públicas continua a ser um desafio constante quer a nível nacional quer internacional. A função compras tem um enorme impacto na despesa pública e na burocracia da administração pública pelo que a sua otimização tem assumido preponderância no que concerne às políticas de modernização do Estado.

Aumento de eficiência e de transparência...  

O projeto de modernização da função compras da administração pública de Cabo Verde apresenta-se como um dos fatores chave da reforma do Estado. Neste âmbito, o Programa de Compras Públicas Electrónicas (PCPE), adotado e desenvolvido com o apoio da Leadership Business Consulting, estabelece uma estratégia de compras integrada, que permite alcançar a modernização efetiva da função compras, incrementar a transparência e a igualdade de oportunidades, conseguir uma maior racionalização da despesa e obter ganhos de eficiência.

A estimativa de poupanças calculada - assumindo a adesão de todos os Ministérios - conduzirá, para além de aumentos da eficiência e transparência do processo aquisitivo, a um potencial de poupança situado entre os 136 e os 309 milhões de CVE anuais, decorrente da implementação das estratégias de compra definidas para cada categoria de bens e serviços, que promovam as melhores condições do mercado (aliando qualidade e preço). Este potencial de poupança corresponde a entre 1% a 2 % do total da despesa do Estado em bens e serviços, tendo por base valores de 2007.

...e de competitividade

O PCPE irá promover também a modernização do tecido empresarial e o aumento da competitividade do país, através do fomento de medidas que promovam o desenvolvimento das empresas, a sua infoinclusão, a capacitação dos seus recursos e a promoção da sua adesão às iniciativas previstas no PCPE.

A adesão das empresas à modalidade e ferramentas de compras eletrónicas permitirá o desenvolvimento de dois fenómenos. O incremento do potencial mercado das empresas por terem um acesso mais transparente e fácil às oportunidades de negócio e por aproximação aos potenciais clientes (universalização da informação) e o aumento do nível de competitividade do mercado, derivado do maior acesso às oportunidades de negócio, induzindo um aumento da qualidade e quantidade das propostas que resulta na disponibilização à Administração Pública de soluções mais adequadas, e nas melhores condições.

Plano de ação direcionado  

No entanto, vários são os desafios associados à modernização da função compras, pelo que devem ser promovidas iniciativas de agregação de necessidades e centralização da negociação, de desmaterialização dos processos, de utilização de meios eletrónicos de negociação e transação, entre outras; havendo a certeza porém que os reais benefícios e poupanças alcançadas resultam da capacidade da implementação das soluções, o que pressupõe a existência de um plano de ação de sucesso.

Neste contexto, surgiu com naturalidade o reconhecimento da importância da definição de um plano de ação direcionado, capaz de garantir a operacionalização da estratégia estabelecida. Com esta crescente consciencialização, o plano de ação apresenta-se como instrumento fundamental de gestão da mudança, responsabilização e de monitorização da capacidade de execução de atividades e resultados fixados, sendo uma ferramenta imprescindível ao Project Management Office (PMO) do projeto.

Face ao exposto, o Plano de Acção de Compras Públicas é uma verdadeira alavanca da modernização da Administração Pública, uma vez que é um efetivo instrumento de transposição dos desafios da função compras no setor público (ver Caixa 1) e um meio eficaz de contemplar os fatores críticos de sucesso associados à implementação da estratégia nacional de compras. 

Desafios das compras no setor público

   I)  A predominância de procedimentos burocráticos, diferenciados e revestidos de grande complexidade e morosidade;

   II)  A deficiente qualificação dos agentes responsáveis pela condução dos processos de compras públicas; 

   III)  A deficiente administração dos processos de aquisição de bens, serviços e obras públicas; 

   IV)  A ineficácia na  gestão dos contratos públicos; e

   V)  A ausência de mecanismos adequados que garantam transparência e rigor na condução dos processos de compras públicas.

A Direção Geral do Património do Estado (Ministério das Finanças), assegurou a conceptualização do plano de ação assente em princípios sólidos e sustentáveis capazes de garantir o sucesso da sua implementação.

Adicionalmente, foi preocupação da Direcção Geral do Património de Cabo Verde desagregar as atividades principais do plano em tarefas e indexá-las a:

  • responsáveis;
  • prazos de execução;
  • meios necessários;
  • indicadores (de execução e de resultados); e
  • possíveis constrangimentos e ações de contingência.


Realça-se ainda que uma das características de sucesso é a existência complementar de uma componente de monitorização, que facilita a tomada de decisão e agiliza a realização de ações corretivas, preventivas e de melhoria, contribuindo para a minimização dos riscos e maximização do sucesso.


Para além de ser uma ferramenta de operacionalização do PCPE a componente de monitorização é também um instrumento de comunicação capaz de mobilizar os intervenientes chave em torno de um objetivo comum – tornar a função compras da administração pública de Cabo Verde mais eficaz e eficiente e contribuir para a modernização da administração pública. 

Fatores críticos da modernização

   I)  O patrocínio político e a liderança do projeto, associados a um organismo forte - normalmente o Ministério das Finanças – são indicados como fatores determinantes;

   II)  A definição de metas possibilita uma maior eficácia na monitorização da sua execução e dos seus impactos;

   III)  A uniformização e harmonização dos procedimentos são consideradas fundamentais para a apropriação dos ganhos de modernização do sistema de 
compras públicas;

   IV)  O modelo tecnológico integrado deverá funcionar como suporte às compras públicas e permitir a interoperabilidade e integração com os restantes sistemas da Administração Pública e do tecido empresarial;

   V)  O apoio do tecido empresarial na adesão às TIC é fulcral para potenciar ganhos e para garantir a harmonização dos acessos;

   VI)  Em mercados menos desenvolvidos, a instabilidade política e as pressões de alguns players do mercado têm gerado retrocessos na modernização das compras públicas, pelo que devem ser mitigados;

   VII)  A capacitação dos funcionários públicos, em termos de procurement e de adoção de novas tecnologias;

   VIII)  O desenvolvimento de programas de gestão da mudança – nomeadamente ao nível da divulgação do projeto e mobilização dos intervenientes – é também considerado um aspeto essencial para o desempenho do projeto.
 

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In Leadership Agenda N.º 3 (publicação que tem por objetivo divulgar metodologias e novas ideias nas áreas da gestão e da liderança, tendo por base o centro de competência e o conhecimento adquirido pela Leadership Business Consulting em mais de 900 projetos realizados em oito países nas áreas da estratégia, marketing e finanças, organização e gestão da mudança, operações e performance, desenvolvimento de talento, formação ou tecnologias de informação).