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Redução de custos na administração pública

A redução de custos, a par do desafio de melhorar permanentemente a qualidade dos serviços prestados, é um imperativo que deve fazer parte do dia a dia das organizações, públicas e privadas, e estar presente na lista das suas prioridades, independentemente dos ciclos e conjunturas económicas.

Enfoque na redução de custos

“A maior parte das organizações não fez um diagnóstico sobre a sua estrutura de custos e não tem um programa sistematizado de redução de custos”

O dia a dia das organizações é ocupado pelo esforço de fazer a “entrega do serviço”, na maior parte dos casos sob grande pressão dos seus clientes ou sob deficientes condições de trabalho. Neste contexto, a preocupação com a redução de custos tem tendência a ficar marginalizada.

Nas entidades privadas esta marginalização tem um impacto direto negativo nos resultados financeiros e nos lucros. Por este motivo, cada vez mais empresas estão a trazer esta preocupação para a primeira linha e para a agenda do conselho de administração.

Cortes na despesa

A redução de custos é também uma preocupação para muitas entidades públicas. Entre os vários motivos, salientam-se a necessidade nacional de reduzir o défice público, através de cortes na despesa, e o facto dos constrangimentos financeiros afetarem diretamente a capacidade de muitas entidades “fazerem a entrega adequada” dos seus serviços.

No entanto, muitas organizações, públicas e privadas, sentem uma grande dificuldade em reduzir custos. Aliás, a tendência é para os custos aumentarem de ano para ano.

“O PRICE - Programa de Redução Imediata de Custos de Exploração, não requer alterações na forma de operar o dia a dia, nem requer recursos de gestão acrescidos”

As razões são simples – a maior parte das organizações não fez um diagnóstico sobre a sua estrutura de custos e não tem um programa sistematizado de redução de custos. Estas duas simples tarefas são fundamentais para a redução de custos.

Garantir impacto no curto prazo

A Leadership Business Consulting (LBC) desenvolveu uma metodologia que endereça estes dois imperativos de forma simples e sem distrair os dirigentes e os gestores da sua maior preocupação com a qualidade do serviço prestado. O PRICE – Programa de Redução Imediata de Custos de Exploração, não requer alterações na forma de operar o dia a dia, nem requer recursos de gestão acrescidos.

O PRICE foi concebido para garantir impactos no curto prazo, permitindo aos gestores atingirem resultados rapidamente e com relativa facilidade, eliminando assim resistência à mudança e criando estímulos positivos e confiança no processo de redução de custos. Nos vários casos em que foi aplicado, o PRICE permitiu aos clientes recuperarem várias vezes em poupanças reais os custos associados à sua mobilização.

Resultados do PRICE numa entidade pública

A LBC desenvolveu recentemente o projeto PRICE num entidade pública consciente do seu papel como regulador e da sua visibilidade a nível nacional, e que tem realizado projetos inovadores com o intuito de modernizar os seus serviços e reduzir custos, constituindo uma referência de melhores práticas a nível nacional.

Neste contexto, em 2003 deu-se início ao projeto PRICE - Programa de Redução Imediata de Custos de Exploração, através da realização de um quick audit. As vertentes de análise do PRICE cobrem as áreas de Recursos Humanos, Fornecimentos e Serviços de Manutenção e Funcionamento Geral e Compras.

Medidas estruturantes

As conclusões do projeto motivaram a adoção de duas medidas estruturantes, com prazos de implementação mais latos, que conduziram à redução de custos por via de poupanças alcançadas e por aumento da eficiência dos serviços:

I- Projeto de compras eletrónicas;
II- GESFOR - Sistema de Gestão de Fornecedores e Prestadores de Serviços.
 

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In Leadership Agenda N.º 1 (publicação que tem por objetivo divulgar metodologias e novas ideias nas áreas da gestão e da liderança, tendo por base o centro de competência e o conhecimento adquirido pela Leadership Business Consulting em mais de 900 projetos realizados em oito países nas áreas da estratégia, marketing e finanças, organização e gestão da mudança, operações e performance, desenvolvimento de talento, formação ou tecnologias de informação).