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Portais colaborativos – uma ferramenta na modernização da função pública

O caso do portal interno do MADRP
A Administração Pública enfrenta, hoje, múltiplos desafios. Alguns são aparentemente contraditórios entre si. Por um lado, existem os desafios relacionados com o aumento do nível de exigência dos cidadãos e das empresas, como o aumento da qualidade do serviço prestado, a modernização e introdução de novos serviços, e a celeridade dos processos de atendimento. Por outro lado, existem os desafios relacionados com o controlo da despesa pública, como a redução de custos de funcionamento, o aumento da eficiência e a eliminação de processos burocráticos.

Propiciar o trabalho em rede

A conciliação destes desafios pode e deve ser potenciada através da adoção de novos modelos de funcionamento e de novas soluções, suportadas pela utilização das tecnologias de informação e comunicação.

Consciente desta realidade, a Secretaria-Geral do Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas (MADRP) foi proativa e apostou no desenvolvimento de um portal interno, uma ferramenta que permite enquadrar e potenciar novas soluções de funcionamento da Administração Pública. Um portal interno propicia o trabalho em rede e colaborativo, melhora o desempenho interno, elimina processos redundantes, funciona numa ótica de serviços partilhados, reduz substancialmente os custos, facilita o trabalho aos funcionários públicos e constitui-se como cola agregadora a nível organizacional.

Adicionalmente, pela sua natureza omnipresente, proporciona um contexto sólido para gerir e motivar as mudanças necessárias, dando visibilidade e reforçando as melhorias realizadas.
Este vasto conjunto de potencialidades permite endereçar simultaneamente um largo espectro de diretrizes definidas pela UCMA (Unidade de Coordenação da Modernização Administrativa), permitindo aos portais internos de cada ministério servir de ferramenta pivot do processo de modernização administrativa.

Para Margarida Gonçalves, Senior Consultant no escritório de Lisboa, os Portais Corporativos constituem um meio para ultrapassar um conjunto de desafios ligados à gestão da informação e do conhecimento, à divulgação da estratégia e à mobilização de toda a estrutura em torno de objetivos comuns bem como, à redução de custos, ao aumento da eficiência processual e à promoção da colaboração na organização. 

O projeto, desencadeado pela Secretaria-Geral do MADRP, com o apoio da Leadership Business Consulting, consistiu na elaboração de um plano estratégico de desenvolvimento do portal interno e contemplou: 

•      a definição de necessidades a satisfazer e das funcionalidades a disponibilizar;

•      a definição da abrangência organizacional do portal (que deverá ser implementado em fases sucessivas por áreas organizacionais);

•      o apoio na escolha da opção tecnológica;

•      a análise de viabilidade e de retorno sobre o investimento; e

•      o desenvolvimento de um modelo de gestão que garanta a sua correta implementação e posterior manutenção. 

Seis lições-chave no desenvolvimento de um portal corporativo

Lição n.º. 1: Alinhamento com os Objetivos da Organização 

Antes de se embarcar num projeto de criação de um Portal Corporativo deve questionar-se sobre os objetivos da organização e de que forma o portal poderá ajudar no alcance desses objetivos.

Lição n.º 2: Controlar o Objetivo Final (Alvo a Alcançar) 
O portal corporativo não pode ser “tudo para todos”, ou seja, tem que se ter sempre em mente o alcance final do portal e não procurar construir uma mega plataforma que vá ao encontro de todas as necessidades de todos os utilizadores.

Lição n.º 3: Medição 
A necessidade de medir os resultados alcançados com o portal é um factor crítico para avaliar o sucesso dos esforços desenvolvidos. A definição dos indicadores de sucesso deve ser realizada no início de todo o processo, assegurando-se desta forma o alinhamento organizacional.

Lição n.º 4: Não Esquecer o “Como” 
Antes de selecionar a solução de portal é necessário definir a estrutura, serviços e funcionalidades a disponibilizar, nomeadamente: autenticação e ponto único de acesso (single sign-on); diretórios de acesso; gestão de conteúdos; sistemas de workflow; e ferramentas de colaboração e de busca.

Lição n.º 5: Planear a Manutenção 
Com a implementação do portal haverá um impacto significativo em termos de Help Desk. Desta forma, recursos, tecnologia e tempo deverão ser orçamentados de forma a responder às crescentes necessidades e solicitações.
Adicionalmente, um programa de formação deverá ser posto em prática de       forma a assegurar que os benefícios organizacionais se concretizam.

Lição n.º 6: Olhar o Futuro 
Finalmente, um outro aspeto importante é manter sempre um olhar sobre o futuro e equacionar que serviços web estarão disponíveis num horizonte próximo.

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In Leadership Agenda N.º 2 (publicação que tem por objetivo divulgar metodologias e novas ideias nas áreas da gestão e da liderança, tendo por base o centro de competência e o conhecimento adquirido pela Leadership Business Consulting em mais de 900 projetos realizados em oito países nas áreas da estratégia, marketing e finanças, organização e gestão da mudança, operações e performance, desenvolvimento de talento, formação ou tecnologias de informação).