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Implementação do RGPD numa IPSS

Em meados de 2017 a Associação de Beneficência Popular de Gouveia (ABPG) começou a preparar-se para as novas exigências do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) no que diz respeito à recolha, tratamento e preservação dos dados pessoais. Esta IPSS (Instituição Particular de Solidariedade Social) selecionou a Leadership Business Consulting (LBC) pelo vasto conhecimento que possuímos do seu negócio, organização, processos e pessoas, decorrente de uma relação de parceria de longo prazo, iniciada em 2006, e das competências da LBC na transformação digital, incluindo um amplo domínio do RGPD.

Um novo paradigma nos dados pessoais

O RGPD, em vigor desde de 25 de maio de 2018, corresponde uma das maiores alterações no tratamento de dados pessoais, aplicando-se a qualquer organismo que lide com os mesmos, e que esteja e/ou faça negócios na União Europeia. De facto, o regulamento prevalece sobre leis nacionais, com grande impacto em todos os departamentos das organizações.

A ABPG tem práticas de gestão como se de uma empresa se tratasse (exceto nas vertentes de marketing e comercial). Com seis áreas de intervenção, 220 funcionários fixos e vários subcontratados, a Associação tem acima de 3.500 clientes/utilizadores de serviços (em áreas que vão da saúde à cultura, passando pelo desporto e lazer, com valências como creches, lares para idosos, unidades de cuidados continuados, etc.). 

O trabalho desenvolvido pela Leadership Business Consulting envolveu três etapas: 
- Uma primeira fase de avaliação (com a identificação dos dados e respetivos tratamentos realizados pela ABPG, a análise de gaps face aos requisitos do RGPD, necessidade de formação dos colaboradores); 
-  Uma segunda etapa que contemplou a conceção de um plano de ação (identificação e planeamento das ações para garantir o compliance); 
- Uma terceira fase de apoio na implementação do RGPD. 

Elevar o nível de exigência

Os principais resultados pretendidos – e obtidos – pela Associação de Beneficência Popular de Gouveia com o projeto levado a cabo pela Leadership Business Consulting compreenderam: 
- O compromisso da instituição para com a privacidade dos dados pessoais, tanto dos utilizadores dos seus serviços como dos próprios colaboradores; 
- Uma melhor prestação de serviços ao cliente no âmbito da proteção de dados (exercício dos direitos); 
- Clarificação das regras a cumprir pelos colaboradores (telemóveis, aplicações informáticas, confidencialidade, etc.); 
- A definição de uma política de privacidade e de tratamento de dados pessoais: melhor noção do tipo de dados pessoais recolhidos; as finalidades do tratamento de dados; por quanto tempo podem ser mantidos; medidas a implementar para assegurar a segurança dos mesmos; 
- Definição de uma política rigorosa em termos de comunicação de dados a terceiros.

Jorge Cravo, partner na Leadership Business Consulting, refere que “este foi um projeto que nos deu especial prazer pela ligação emocional que existe com a ABPG e as suas pessoas, bem como por nos levar a aprender e a criar soluções que não existiam no mercado, uma vez que a aplicação do RGPD corresponde a um novo paradigma de exigência em matéria de proteção de dados pessoais”.

João Pinto, vice-presidente da direção da ABPG, afirma que o trabalho “desenvolvido em parceria com a Leadersip Business Consulting permitiu não só acompanhar e cumprir as novas obrigações em matéria de proteção de dados pessoais, como aproveitar a oportunidade para elevar o nível de exigência no atendimento das pessoas que diariamente procuramos servir”.

 

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