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Sistemas de informação na administração pública – Manuel João Pereira

Os Sistemas e Tecnologias da Informação (STI) são amplamente reconhecidos como componentes-chave das mudanças necessárias para o desenvolvimento da administração pública (AP).

Todavia, dentro da AP, o número de insucessos de projetos de STI é elevado e, muitas vezes, os objetivos a que se propõem não são alcançados. Cada um de nós tem, com certeza, recordações de alguns projetos em que tal aconteceu. Mas quais são os motivos que fazem com que tal aconteça? Da análise destes insucessos podem-se extrair algumas conclusões interessantes.

A não definição clara do âmbito do projeto numa fase inicial pode ter consequências desastrosas no período da implementação. Incertezas e “zonas de atuação indefinidas” causam dúvidas e alimentam expectativas diferentes entre a entidade contratante e contratada. Por este motivo a constituição de uma equipa interna ou externa à organização que explicite os reais problemas e áreas de atuação do projeto é fundamental.

Uma segunda componente importante, que muitas vezes falha nestes projetos, é a apresentação faseada de resultados. Muitos projetos são demasiado longos (1 a 3 anos), não existindo qualquer apresentação de resultados aos utilizadores e funcionários envolvidos.
O moral das equipas diminui e os utilizadores deixam de acreditar no projeto. Quando os resultados do projeto aparecem, ainda que sejam de boa qualidade técnica, já estão, nesse momento, desacreditados.
A apresentação faseada de resultados por parte das equipas de projeto é também uma vertente importante para o seu sucesso.

Finalmente, o envolvimento dos utilizadores desde o momento do arranque do projeto muitas vezes não é realizado. Quem trabalha numa componente operacional ou de controle de gestão na AP também sabe habitualmente o que necessita, quando necessita e o que deve ser melhorado. Se uma visão global de alto nível, que normalmente existe nos projetos de STI na AP, não se complementar com a necessidade de informação local, de cada serviço, poderá desenhar-se um projeto informático que, além de não resolver as reais dificuldades dos serviços, não se adapta à dinâmica de mudança da envolvente.

Se estes desafios forem interpretados com seriedade e detalhe pelos gestores dos projetos de sistemas de informação na AP, a sua taxa de sucesso irá com certeza aumentar e o impacto dos Sistemas de Informação no desenvolvimento da AP será ainda mais positivo. 

 

Manuel João Pereira é vice-presidente do INA-Instituto Nacional de Administração e Professor Na Universidade Católica Portuguesa (UCP). Tem um Doutoramento em Engenharia de Sistemas pelo Instituto Superior Técnico, um MBA pela Universidade Católica Portuguesa e é licenciado em Informática pela Faculdade de Ciências de Lisboa. Foi diretor executivo do programa DISLOGO - Formação Avançada em Gestão por e-learning da UCP. Tem mais de 20 anos de experiência como consultor das áreas de Sistemas, Gestão e Formação.

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